Mark Kent

Thị thực đi Anh: Góc nhìn từ Hà Nội

Xin tự giới thiệu, tôi là Seb Kay, tân Trưởng Bộ phận Thị thực của Cục Biên phòng Anh (UKBA) tại Đại sứ quán Anh Hà Nội. Mặc dù tôi bắt đầu làm việc tại Đại sứ quán từ tháng 4 năm 2009, tôi mới chỉ đảm nhiệm vị trí này từ tháng 9. Tôi rất vui được Đại sứ Mark Kent mời viết bài trên blog của ngài một lần nữa để giới thiệu với các bạn về dịch vụ thị thực của chúng tôi.

Năm nay là một năm bận rộn cho Bộ phận Thị thực. Trong suốt 7 tháng qua, chúng tôi đã thực hiện một số thay đổi quan trọng về chương trình phát triển mạng lưới toàn cầu của chúng tôi, cụ thể là: chuyển quy trình xét duyệt thị thực sang Bangkok, thay đổi về chính sách nhập cảnh cho sinh viên, và một số nhân viên mới gia nhập bộ phận thị thực tại Hà Nội và Bangkok, trong đó có tôi. Việc thực hiện những thay đổi này là một thách thức lớn và rất nhiều người đã phải dành nhiều thời gian và công sức để đảm bảo chúng tôi vẫn liên tục cung cấp dịch vụ tốt. Tôi muốn viết một vài dòng để giải thích rõ hơn về những thay đổi trong chương trình phát triển mạng lưới này, lý do của những thay đổi đó, và nêu lên những gì chúng tôi đã làm nhằm nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ của chúng tôi.

Đầu tiên, tôi muốn giải thích về khái niệm ‘hub and spoke’. Hầu hết mọi người đều biết rằng mặc dù các bạn có thể nộp hồ sơ xin thị thực đi Anh và lấy dấu vân tay ở Đại sứ quán Anh tại Hà Nội (spoke: Bộ phận Thị thực của một quốc gia thu hồ sơ xin thị thực đi Anh và trả kết quả hồ sơ cho công dân của nước đó), quá trình xét duyệt hồ sơ thực tế do các cán bộ thông quan của Cục Biên phòng Anh ở Đại sứ quán Anh tại Bangkok thực hiện (hub: Đại sứ quán Anh tại một nước thứ ba trong vùng xét duyệt hồ sơ xin thị thực đi Anh cho công dân của các nước trong vùng, trong trường hợp này là Đại sứ quán Anh ở Bangkok). Tôi thường được hỏi tại sao hồ sơ nhận ở Việt Nam lại được xét duyệt ở Bangkok. À, mục đích chính của hệ thống hub and spoke là để xây dựng một mạng lưới xét cấp thị thực ở nước ngoài vững mạnh và có sự liên kết chặt chẽ với nhau, có khả năng đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng, đồng thời đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao và kiểm soát tốt.

Vậy điều đó thực chất nghĩa là gì? Cụ thể là, hệ thống hub and spoke mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn thông qua việc cắt giảm chi phí hoạt động. Điều này cho phép tái đầu tư vào những dịch vụ ở nước ngoài hiệu quả và toàn diện hơn, đồng thời phát triển và chuyên môn hoá nhân sự. Nhờ đó, hoạt động trong vùng sẽ dễ quản lý và được tổ chức hợp lý hơn. Tính thống nhất và liên kết  trong mạng lưới hoạt động ở nước ngoài cũng được nâng cao.

Đối với khách hàng của chúng tôi, điều này có nghĩa là chúng tôi sẽ trở nên linh hoạt và đáp ứng nhanh hơn với nhu cầu của họ, ngoài ra có thể đáp ứng các nhu cầu đa dạng và xét duyệt hồ sơ nhanh hơn. Đồng thời, tính thống nhất và chất lượng của quá trình xét duyệt hồ sơ cũng được nâng lên thông qua chuyên môn hoá và phát triển đội ngũ nhân viên tại cơ sở hub của chúng tôi, và dựa vào một nền tảng kiến thức tốt hơn.

Do khách hàng vẫn được phép nộp hồ sơ và lấy dấu vân tay tại nước sở tại, nhìn chung quy trình vẫn thực hiện trong nước và vẫn thuận tiện cho khách hàng.

Vấn đề thứ hai tôi muốn đề cập là thị thực cho sinh viên du học tại Anh. Các quy định nhập cảnh điều chỉnh quá trình xét duyệt hồ sơ xin thị thực dành cho sinh viên đã thay đổi khá nhiều và các sinh viên cần hiểu rõ những thay đổi này tác động đến họ như thế nào. Hệ thống Points Based System (PBS: Hệ thống xét duyệt visa theo thang điểm cho sinh viên) đi vào hoạt động từ năm ngoái và là một hệ thống theo thang điểm mới được sử dụng để xét duyệt các nhóm hồ sơ khác nhau cho những người muốn đi làm hoặc đi học tại Anh. Sinh viên muốn theo học tại Anh nhiều hơn 6 tháng từ nay sẽ nộp hồ sơ ở PBS Tier 4. Chính sách cụ thể rất chi tiết nên tôi không nghĩ rằng một bài blog có thể giải thích hết. Vì vậy tôi khuyên bất kỳ ai muốn tìm hiểu về PBS hãy ghé thăm trang web của Cục Biên phòng Anh để được giải thích rõ hơn.

Tôi nghĩ rằng bài viết này sẽ hữu ích hơn với người đọc nếu chỉ ra một số thay đổi mà chúng tôi đã tiến hành để nâng cao chất lượng dịch vụ thị thực dựa trên góp ý của khách hàng. Chúng tôi hy vọng những thay đổi này sẽ có lợi cho tất cả những ai nộp hồ sơ xin thị thực đi Anh chứ không riêng gì sinh viên. Mặc dù việc nâng cao chất lượng là một quá trình liên tục, chúng tôi cũng đã đạt được một số thay đổi như:

- Tăng số lượng các buổi hẹn vào buổi sáng từ 24 lên 45 mỗi ngày. Trong thời kỳ có nhiều sinh viên nộp hồ sơ xin thị thực, chúng tôi cũng sẽ phục vụ thêm vào buổi chiều từ 13:30 tới 15:30 để cung cấp thêm 15 cuộc hẹn nữa. Điều này cho phép chúng tôi có khả năng nhận 60 hồ sơ mỗi ngày trong những thời kỳ cao điểm. Tôi vừa xem trên trang web của chúng tôi và thấy vẫn còn nhiều khoảng trống để đặt hẹn trong tuần này. Chúng tôi sẽ làm mọi thứ có thể để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thời kỳ nhu cầu xin thị thực tăng cao.

- Ngoài ra, từ đầu tháng 9, chúng tôi đã bắt đầu nhận hồ sơ của sinh viên mà không cần phải đặt hẹn chính thức trên mạng. Mặc dù các bạn vẫn phải đặt hẹn trên mạng mới có thể in đơn xin cấp thị thực, chúng tôi đã bắt đầu nhận hồ sơ trước ngày hẹn để kịp ngày đi và ngày nhập học của sinh viên. Chúng tôi đẩy nhanh thủ tục xét duyệt hồ sơ sinh viên bằng cách bỏ qua khâu phỏng vấn, đồng thời giảm đáng kể thời gian xử lý những hồ sơ rõ ràng và đầy đủ các giầy tờ đi kèm.

- Tôi hiểu rằng một số khách hàng đã gặp khó khăn khi gọi điện cho Đại sứ quán Anh để hỏi về thị thực. Một phần là vì chúng tôi nhận được rất nhiều cuộc điện thoại mỗi ngày. Rất nhiều câu hỏi mà chúng tôi nhận được đã được trả lời trên trang web của Cục Biên phòng Anh. Tôi khuyến khích các bạn truy cập trang web mỗi khi có thể để tránh mất công gọi điện thoại. Nhưng tôi hoàn toàn hiểu rằng thỉnh thoảng vẫn có những câu hỏi đặc biệt. Trong những trường hợp này, tôi hoan nghênh các bạn gửi email cho tôi (địa chỉ: behanoi@hn.vnn.vn) vào bất kỳ lúc nào và tôi sẽ cố hết sức để hỗ trợ.

Song song với những biện pháp trên, điều quan trọng là những người nộp hồ sơ xin thị thực cần hiểu rõ quá trình nộp hồ sơ để có thể chuẩn bị hồ sơ của họ kịp thời. Điều này giúp họ tránh hoang mang do nộp hồ sơ vào phút chót và tránh khả năng bị lỡ ngày đi. Trung bình sẽ mất từ 5-10 ngày làm việc để xét duyệt một hồ sơ phi định cư (xin cấp thị thực không nhằm mục đích định cư tại Anh). Khi nộp hồ sơ, các bạn cần đảm bảo nộp mọi giấy tờ được yêu cầu và trả lời mọi câu hỏi trên tờ khai một cách đầy đủ nhất có thể. Nếu bạn không cung cấp đủ thông tin theo yêu cầu, hoặc che giấu thông tin sẽ dẫn đến những chậm trễ không cần thiết trong việc xét duyệt hồ sơ, hoặc thậm chí hồ sơ có thể bị từ chối.

Như tôi đã nói trong phần đầu của bài viết này, đã một năm đầy thay đổi và thách thức đối với Bộ phận Thị thực trôi qua kể từ khi hệ thống cấp thị thực hub and spoke và PBS mới được thiết lập. Chúng tôi đã điều chỉnh nhiều theo góp ý của khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn.

Mặc dù tôi sẽ không thể bình luận về bất kỳ một góp ý cụ thể nào, tôi vẫn muốn mời các bạn góp ý xây dựng trên blog này. Mong các bạn dành chút thời gian gửi cho chúng tôi nhận xét và gợi ý của các bạn. Góp ý của các bạn thực sự quan trọng với chúng tôi và sẽ giúp chúng tôi tìm ra những điểm cần cải thiện trong những dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Cả bộ phận visa và bản thân tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khi bạn cần chúng tôi giúp đỡ.

Xin chân thành cảm ơn!

Sebastian Kay, Trưởng Bộ phận Thị thực, Đại sứ quán Anh Hà Nội  

 *Xem nguyên văn bài bằng tiếng Anh
Click here for English text of blog

Posted at 07:52 16 tháng mười 2009 by Mark Kent  |  Nhận xét[1]